Paperless

Facturen digitaliseren

Na het scannen maakt PaperLess direct een boeking aan in Unit4 Multivers naar aanleiding van de gegevens op de factuur. Via de workflow krijgen medewerkers, die hun goedkeuring moeten geven, een melding per mail.  Die hoeft enkel te controleren of het goed is gegaan, voert desgewenst een wijziging door, geeft goedkeuring en de boeking is definitief. Bij de goedkeuring van boekingsstukken wordt in detail vastgelegd wie welke rol heeft vervuld. Er is ook altijd inzicht in waar de factuur zich bevindt.

Documenten

Behalve facturen kunt u allerlei papieren documenten, bijvoorbeeld arbeidscontracten  of offertes, digitaliseren met de module PaperLess. Alle documenten zijn selectief op het scherm te tonen. U hebt altijd een volledig overzicht van documenten en kunt de verantwoordelijkheid voor het accorderen doorzetten aan anderen. Wanneer uw medewerkers het programma openen, hebben ze toegang tot alle documenten waarbij ze zijn betrokken. Het is direct duidelijk of een specifiek document is ontvangen en wat daar mee is gedaan.

Eenvoudige archivering

Het archiveren van documenten vindt plaats op het moment van scanning. Alle informatie wordt centraal opgeslagen en is direct beschikbaar in Unit4 Multivers. Als er een papieren document is gebruikt kunt u dit direct archiveren, zonder dat het selectief in een map moet worden opgeborgen. Hierdoor voorkomt u dubbele invoer en fouten.

Waarom de module PaperLess voor Unit4 Multivers

  • ingebouwd elektronisch archief
  • snel archiveren en terugvinden van documenten
  • een efficiënte werkstroom van het document
  • beter overzicht en controle
  • automatisch boeken in Unit4 Multivers
  • vanuit Unit4 Mulitvers een snelkoppeling naar het juiste document
  • alle financiële mutaties en documenten naar één centraal archief
  • eenvoudig documenten terugvinden