Blog

Hoe haalt u meer winst uit uw urenregistratie?

De urenregistratie invullen luistert erg nauw. Wanneer dit niet adequaat wordt bijgehouden dan gaat dit direct ten koste van de omzet. De afhankelijkheid van de inzet van de medewerkers is groot. Een onlangs verschenen rapport (bron: TIQ/London Business School) laat zien hoe werknemers om gaan met het registreren van uren, waar de pijnpunten liggen en waar bedrijven directe omzet laten liggen.

Hieronder treft u een overzicht van de belangrijkste conclusies uit het onderzoek, aangevuld met onze tips en verbeterpunten.

Hoe personeel uren registreert

De urenregistratie is voor de werknemer vaak een ‘sluitpost’. Het wordt vaker gezien als een noodzakelijk kwaad dat vaak wordt uitgesteld. Op het moment dat de werknemer de uren gaat bijwerken dan moet men vertrouwen op het geheugen, de agenda, e-mailhistorie en aantekeningen om te kunnen achterhalen hoeveel uur aan welk project is gewerkt. Enkele onderzoeksresultaten:

  • 40% van de respondenten heeft aangegeven dat zij 1 à 2 keer per week hun uren registreren
  • 22% van de respondenten geeft aan dit slechts 1 à 2 keer per maand te doen

Dit zijn zorgwekkende cijfers, want de foutkans stijgt significant naarmate een werknemer langer wacht met invoeren.

Het invullen van de urenregistratie

In het onderzoek is getoetst hoe nauwkeurig werknemers de urenstaat invullen. De onderzoekers hebben gevraagd welk percentage van de gewerkte uren worden geregistreerd om zo te kunnen vaststellen hoeveel declarabele uren niet worden doorbelast.

Gebleken is dat 22% van de respondenten minder dan 70% van de gewerkte uren besteed aan klantopdrachten. Meer dan 30% van de tijd wordt dus niet doorbelast. Gemiddeld wordt echter slechts 15% van de uren niet gefactureerd. Dit betekent dat bij veel bedrijven een behoorlijk deel van de uren niet wordt geschreven, dan wel onterecht wordt geschreven op niet-declarabele uursoorten.

Bij dienstverlenende bedrijven is urenregistratie essentieel, maar de wijze waarop geregistreerd wordt is in veel gevallen nauwelijks gewijzigd in de laatste jaren. Er wordt veelvuldig gewerkt met verouderde software of met software die ongeschikt voor urenregistratie. Ook blijken processen zoals het indienen of verwerken van de uren niet efficiënt of gebruiksvriendelijk. Dit alles gaat ten koste van de kwaliteit van de urenregistratie.

De eisen aan software

Het onderzoek heeft verder aangetoond dat de eisen die organisaties stellen aan geschikte software vergelijkbaar zijn. De behoeften van interne stakeholders (zoals de werknemers die uren registreren, managers, projectleiders, de werknemers die de uren verwerken, etc.) uiteen lopen. In de uitvoering blijkt behoefte aan eenvoud, terwijl directie en de financiële afdeling juist een uitgebreid systeem willen t.b.v. rapportages en data analyses.

Verder is er bij medewerkers in de buitendienst behoefte aan een app of online tool, waarmee onderweg uren kunnen worden bijgehouden én worden doorgestuurd voor directe verwerking.

Bij de keuze voor de juiste urenregistratie software dienst rekening te worden gehouden met tal van factoren. Naast de wensen van stakeholders zijn ook bijvoorbeeld de kosten van belang en de mogelijkheden in/gegevensuitwisseling met andere software in het bedrijf, zoals het boekhoudpakket, ERP-pakket of HR – Salaris software.

Waar is de winst te behalen?

De winst van goede urenregistratie is te behalen op diverse vlakken:

  • Motiveer medewerkers: urenregistratie is mensenwerk. Daarom is het belangrijk de medewerkers mee te krijgen en het belang van een goede urenregistratie mee te geven.
  • Gebruiksvriendelijke software: het gemak waarmee de uren kunnen worden ingevuld nodigt uit om dit adequaat en continu bij te werken. De software dient daarom goed aan te sluiten bij de behoeften van de medewerkers en ook een goede uitleg is van belang.
  • Frequent invoeren: hoe frequenter uren worden ingevoerd, hoe hoger de kwaliteit. De praktijk wijst uit dat hierdoor beter wordt gespecificeerd en het bovendien minder tijd kost. Er hoeft namelijk minder te worden ‘gegraven’ in historie en geheugen.

Urenregistratie verbeteren

Wanneer gewerkte uren een belangrijke bron van inkomsten zijn voor de organisatie dan loont het om te kijken naar de best passende oplossing. Hoefeijzers Automatiseringen kan daarbij helpen. Dat wil niet zeggen dat geïnvesteerd dient te worden in nieuwe software. Soms ligt de oplossing in een betere werkwijze/procedure of optimalisering van de huidige faciliteiten binnen de organisatie. Wij kijken graag met u mee. Neemt u contact met ons op voor een inventariserend gesprek.